4 tips voor meer focus op kantoor

Werknemers zijn gemiddeld 3 uur per dag bezig met het verwerken van hun e-mail. In een volledige werkweek zijn dit bijna twee werkdagen. Deze tijd kan vast en zeker beter gebruikt worden. Daarnaast wordt een werknemer gemiddeld 11 keer per uur afgeleid. Dit kan onder andere komen door binnenkomende mails, appjes en berichten. In dit artikel worden 4 productiviteitstips gegeven om je focus te behouden en minder tijd te besteden aan het verwerken van e-mails en berichten. Hierdoor hou je meer tijd over voor andere werkzaamheden.

Maak afspraken over mails en berichten
Minder dan 15% van de Nederlanders geeft aan dat er op het werk duidelijke afspraken zijn over hoe snel een mail beantwoord moet worden. Dit is een erg laag percentage. Voor bedrijven is het raadzaam om het gesprek met de werknemers aan te gaan om te mail-etiquette te bespreken zodat dit voor iedereen duidelijk is. Dat zorgt ervoor dat minder werknemers last hebben van stress en ze veel productiever worden.

Kies tijdsblokken om berichten te beantwoorden
Blokkeer tijd in je agenda om e-mails en appjes te beantwoorden. Bijvoorbeeld aan het begin, midden en einde van je werkdag. De resterende tijd heb je voor je overige taken, zo heb je ook echt de focus voor deze taken. Multitasken is voor de meeste mensen niet weggelegd, dus het is belangrijk om je op één taak tegelijk te focussen.

Neem daadwerkelijk pauzes
Neem na het voltooien van een aantal taken een pauze voor jezelf en verlaat je werkruimte voor vijf minuten. Neem bijvoorbeeld een korte wandeling door het kantoor of haal een frisse neus. Het is aantrekkelijk om na het voltooien van je taken de mailbox te openen of je social media kanalen te bekijken, maar hierdoor geef je je hersenen geen rust en ben je later op de dag minder gefocust. Dit gaat dan weer ten koste van de overige taken later op de dag.

Voorkom online afleiding
Het is raadzaam om je meldingen voor inkomende mails uit te schakelen zodat je deze niet ziet binnenkomen. Inkomende mails zijn een grote bron voor afleiding. Het is bijvoorbeeld ook mogelijk om websites tijdelijk te blokkeren zodat je niet wordt afgeleid van je werk. Dit geldt ook voor je telefoon. Schakel op je telefoon ook je (onbelangrijke) meldingen uit of zet je scherm de zwart-wit modus. De makkelijkste tip om niet door je telefoon afgeleid te worden is uiteraard om deze op een andere plek te leggen of in je broekzak te stoppen.

Door het uitvoeren van bovenstaande tips heb je meer focus voor de dagelijkse taken en jouw inbox. Om meer uit je werkdag te halen kan je ook een overzichtelijke agenda maken en een goede taakverdeling uitrollen. Lees in dit artikel ook meer over de cocktailmethode waardoor je met nog meer plezier naar je werk gaat.