5 strumenti per gestire il proprio team

I tempi stanno cambiando per il marketing di affiliazione e i team che si occupano di questa nicchia del marketing stanno aumentando in tutte le reatà, piccole e grandi. Uno dei problemi con la crescita di una squadra è quello di gestire la complessità della struttura e della funzione organizzativa. Devi assegnare compiti, dirigere i dipendenti e gestire i propri doveri. Per tenere sotto controllo tutto si può ricorrere a dei sistemi e strumenti che permettono di ridurre il tempo da dedicare alle operazioni di business.

Ecco 5 strumenti che facilitano e ottimizzano la gestione di un team di lavoro.

1. TeamWork

Organizzazione dei Task

La lista delle cose da fare su un biglietto adesivo non è il modo migliore per gestire più dipendenti. E’ necessario un software di gestione della lista dei compiti per l’intero team.

Tra i diversi sistemi di gestione di progetti: Teamwork.com è uno dei più semplici in circolazione.

Alcuni altri vantaggi:

Integrazioni forti: Dropbox, Google Documenti / fogli di calcolo, ecc. Quando si assegna un compito che coinvolge un’ immagine o un foglio di calcolo, posso collegarla direttamente al file corrispondente.

Notebook: attraverso questo strumento si possono rendere facilmente disponibili note e sistemi ai dipendenti.

Privacy: E’ possibile limitare l’accesso a diversi progetti agli assistenti o ai dipendenti.

Attività; Si hanno sotto controllo compiti secondari, ricorrenti, priorità, monitorare il tempo, ecc.

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2. Kanbanery

Programmazione del lavoro

Kanban è un sistema di programmazione progettato da Toyota nel 1940. La sua idea è nata prendendo in considerazione i processi di gestione delle scorte nelle industrie di generi alimentari. Negli ultimi anni questo sistema è stato sfruttato per migliorare la produttività.

Può essere utilizzato come un supplemento del Teamwork.com. In primo luogo, esso funziona se tutti i compiti vengono eseguiti come in un lavoro di squadra.

Ecco alcuni vantaggi di Kanbanery:

Limiti ai lavori in corso. Multitasking è bandito. La regola è di fare solo un compito alla volta.

Consente la visualizzazione dei lavori: chi lo sta svolgendo e a che punto si trova.

Analisi preventiva delle paralisi. Quando ci sono molti compiti da fare, un dipendente si può sentire sopraffatto e finire per non fare nulla. Limitandole alla scheda kanban della giornata e più facile realizzare le attività previste.

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3. HipChat.com

Comunicazione

Skype in determinati ambienti può essere un killer della produttività. Utilizzarlo come mezzo di comunicazione all’interno di un team significa distrarsi e perdere tempo, anche in telefonate inutili.

Meglio cercare un programma dedicato unicamente alle persone che fanno parte della squadra di lavoro. L’applicazione più indicata è HipChat . Ecco alcuni motivi per preferire HipChat.

– si può incollare un link a una foto e ti mostrerà automaticamente l’immagine.

– Tutti i link ed i file vengono salvati automaticamente e sono di facile accesso.

– È possibile creare più stanze di chat e controllare chi ha accesso e a cosa. Ad esempio :una stanza chat generale, una dedicata solo ai membri del team che sta lavorando su un determinato progetto ed un’altra per le chat one-to-one con assistenti virtuali (che non hanno l’accesso alla stanza principale).

– Notifiche. non è necessario controllare HipChat ogni secondo perché si ricevono le notifiche via email e telefono, dei messaggi ricevuti.

– Integrazione. HipChat interagisce senza problemi con altri programmi.

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4. Dropbox.com

Condivisione File e Documenti

Dropbox non ha bisogno di presentazioni. E ‘ un software che permette di archiviare e sincronizzare file attraverso il web e di condividerli con il team di lavoro. Dal momento che ci sono informazioni sensibili nei file, per metterle al sicuro è consigliabile attivare la verifica in due passaggi.

La verifica in due passaggi è un modo per rendere più sicuri gli accessi ai contenuti dei file. Chiunque abbia una password, può accedere a Dropbox. Ma con la verifica in due passaggi attiva, è necessario avere anche di un codice di testo. Se un dispositivo sconosciuto tenta di accedere a Dropbox, il telefono riceve un messaggio di testo con un codice univoco, che ti permette di tenere sempre sotto controlli gli accessi non desiderati.

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5. Zapier.com

Automazione

Zapier è un modo per integrare insieme applicazioni diverse. È possibile impostare alcune “regole” e quando le condizioni sono soddisfatte, l’azione viene attivata.

Ecco alcuni esempi per aiutarvi a capire meglio:

Se avete un blog, è possibile impostare Zapiers tra RSS del blog e la pagina dei social media del blog. Ogni volta che inserirai un post sul blog, Zapier automaticamente invierà un tweet e un post-it sulle pagina di Twitter e Facebook.

Se qualcuno vi tagga in una foto, Zapier scaricherà automaticamente la foto in una cartella di Dropbox.

Si può integrare anche con Kanbanery . Quando si imposta un compito per un dipendente, esso automaticamente Zapier lo notifica via HipChat. Quando il lavoro è stato eseguito viene rilevato dall’apposita cartella di Kanbanery e Zapier invia una notifica per informare che il lavoro è stato completato.

Non è necessario essere un programmatore per utilizzare il programma. Basta scegliere le due applicazioni che si desidera integrare e Zapier mostrerà il più popolare Zaps pre-impostato.

Vai al sito di Zapier