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5 strumenti per gestire il proprio team

I tempi stanno cambiando per il marketing di affiliazione e i team che si occupano di questa nicchia del marketing stanno aumentando in tutte le reatà, piccole e grandi. Uno dei problemi con la crescita di una squadra è quello di gestire la complessità della struttura e della funzione organizzativa. Devi assegnare compiti, dirigere i dipendenti e gestire i propri doveri. Per tenere sotto controllo tutto si può ricorrere a dei sistemi e strumenti che permettono di ridurre il tempo da dedicare alle operazioni di business.

Ecco 5 strumenti che facilitano e ottimizzano la gestione di un team di lavoro.


1. TeamWork

Organizzazione dei Task

La lista delle cose da fare su un biglietto adesivo non è il modo migliore per gestire più dipendenti. E’ necessario un software di gestione della lista dei compiti per l’intero team.

Tra i diversi sistemi di gestione di progetti: Teamwork.com è uno dei più semplici in circolazione.

Alcuni altri vantaggi:

Integrazioni forti: Dropbox, Google Documenti / fogli di calcolo, ecc. Quando si assegna un compito che coinvolge un’ immagine o un foglio di calcolo, posso collegarla direttamente al file corrispondente.

Notebook: attraverso questo strumento si possono rendere facilmente disponibili note e sistemi ai dipendenti.

Privacy: E’ possibile limitare l’accesso a diversi progetti agli assistenti o ai dipendenti.

Attività; Si hanno sotto controllo compiti secondari, ricorrenti, priorità, monitorare il tempo, ecc.

Vai al sito di Teamwork

2. Kanbanery

Programmazione del lavoro

Kanban è un sistema di programmazione progettato da Toyota nel 1940. La sua idea è nata prendendo in considerazione i processi di gestione delle scorte nelle industrie di generi alimentari. Negli ultimi anni questo sistema è stato sfruttato per migliorare la produttività.

Può essere utilizzato come un supplemento del Teamwork.com. In primo luogo, esso funziona se tutti i compiti vengono eseguiti come in un lavoro di squadra.

Ecco alcuni vantaggi di Kanbanery:

Limiti ai lavori in corso. Multitasking è bandito. La regola è di fare solo un compito alla volta.

Consente la visualizzazione dei lavori: chi lo sta svolgendo e a che punto si trova.

Analisi preventiva delle paralisi. Quando ci sono molti compiti da fare, un dipendente si può sentire sopraffatto e finire per non fare nulla. Limitandole alla scheda kanban della giornata e più facile realizzare le attività previste.

Vai al sito di Kanbanery

3. HipChat.com

Comunicazione

Skype in determinati ambienti può essere un killer della produttività. Utilizzarlo come mezzo di comunicazione all’interno di un team significa distrarsi e perdere tempo, anche in telefonate inutili.

Meglio cercare un programma dedicato unicamente alle persone che fanno parte della squadra di lavoro. L’applicazione più indicata è HipChat . Ecco alcuni motivi per preferire HipChat.

– si può incollare un link a una foto e ti mostrerà automaticamente l’immagine.

– Tutti i link ed i file vengono salvati automaticamente e sono di facile accesso.

– È possibile creare più stanze di chat e controllare chi ha accesso e a cosa. Ad esempio :una stanza chat generale, una dedicata solo ai membri del team che sta lavorando su un determinato progetto ed un’altra per le chat one-to-one con assistenti virtuali (che non hanno l’accesso alla stanza principale).

– Notifiche. non è necessario controllare HipChat ogni secondo perché si ricevono le notifiche via email e telefono, dei messaggi ricevuti.

– Integrazione. HipChat interagisce senza problemi con altri programmi.

Vai al sito di HipChat

4. Dropbox.com

Condivisione File e Documenti

Dropbox non ha bisogno di presentazioni. E ‘ un software che permette di archiviare e sincronizzare file attraverso il web e di condividerli con il team di lavoro. Dal momento che ci sono informazioni sensibili nei file, per metterle al sicuro è consigliabile attivare la verifica in due passaggi.

La verifica in due passaggi è un modo per rendere più sicuri gli accessi ai contenuti dei file. Chiunque abbia una password, può accedere a Dropbox. Ma con la verifica in due passaggi attiva, è necessario avere anche di un codice di testo. Se un dispositivo sconosciuto tenta di accedere a Dropbox, il telefono riceve un messaggio di testo con un codice univoco, che ti permette di tenere sempre sotto controlli gli accessi non desiderati.

Vai al sito di Dropbox

5. Zapier.com

Automazione

Zapier è un modo per integrare insieme applicazioni diverse. È possibile impostare alcune “regole” e quando le condizioni sono soddisfatte, l’azione viene attivata.

Ecco alcuni esempi per aiutarvi a capire meglio:

Se avete un blog, è possibile impostare Zapiers tra RSS del blog e la pagina dei social media del blog. Ogni volta che inserirai un post sul blog, Zapier automaticamente invierà un tweet e un post-it sulle pagina di Twitter e Facebook.

Se qualcuno vi tagga in una foto, Zapier scaricherà automaticamente la foto in una cartella di Dropbox.

Si può integrare anche con Kanbanery . Quando si imposta un compito per un dipendente, esso automaticamente Zapier lo notifica via HipChat. Quando il lavoro è stato eseguito viene rilevato dall’apposita cartella di Kanbanery e Zapier invia una notifica per informare che il lavoro è stato completato.

Non è necessario essere un programmatore per utilizzare il programma. Basta scegliere le due applicazioni che si desidera integrare e Zapier mostrerà il più popolare Zaps pre-impostato.

Vai al sito di Zapier

 

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